فاکتور چیست ؟
فاکتور یک سند تجاری است که توسط فروشنده برای خریدار صادر شده و محصولات، مقادیر و قیمت‌های توافق‌شده برای محصولات و خدمات که توسط فروشنده برای خریدار فراهم شده را ثابت می‌کند. از دید فروشنده این فاکتور یک فاکتور فروش است. از دید خریدار این فاکتور یک فاکتور خرید است.فاکتور نشان می‌دهد که خریدار باید مبلغ توافق‌شده را به فروشنده بپردازد. وقتی گفته می‌شود «ما برای آن‌ها فاکتور صادر کردیم» یعنی «آن‌ها به ما پولی بدهکارند»؛ برعکس وقتی گفته می‌شود «آن‌ها برای ما فاکتور صادر کردند» یعنی «ما به آن‌ها پولی بدهکایم».
پیش فاکتور چیست ؟
پیش فاکتور عبارت است ار سیاهه خریدی که فروشنده از مبداء به عنوان پیشنهاد فروش یا تعین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعین مدت اعتبار به درخواست خریدار و به نام وی صادر می‌نماید که باید به تایید مرکز تهیه و توزیع مربوطه برسد.
موارد استفاده پیش فاکتور :
- خریدار خارجی ممکن است نیاز به ارائه پیش فاکتور به مقامات دولت در کشورش به منظور تحصیل مجوز واردات یا ارز خارجی برای پرداخت کالا داشته باشد.
- مظنه قیمت را بدست می دهد و ممکن است شرایط فروش را در برداشته باشد. اگر خریدار مظنه قیمت را قبول کند یک قرارداد محکم فروش بسته می شود و جهت خریدار صورتحساب تجارتی بعد از پیش فاکتور ارسال خواهد شد .
- به همین طریق، پیش فاکتور برای مزایده یک قرارداد صادرات مورد استفاده قرار می گیرد.د ) چنین صورتحسابی در وقتی استفاده می شود که صادر کننده پول نقد (قیمت کالا ) را همراه با سفارش می خواهد . وقتی خریدار مطابق با پیش فاکتور پرداخت می کند، صادرکننده کالا را به همراه رسید برای او خواهد فرستاد.
مواردی که باید در پیش فاکتور آورده شوند :
مشخصات شرکت فروشنده (در قسمت سربرگ)
- نام شرکت
- آرم تجاری
- آدرس
- شماره تلفن و فکس
تاریخ پیش فاکتور به طوریکه دقیقا مشخص باشد .
شماره پیش فاکتور, که یک شماره مربوط به شرکت فروشنده می باشد و نوع آن چندان مهم نیست .
نام و آدرس شرکت خریدار .
جدول مربوط به کالا و یا خدمات مورد نظر که معمولا به صورت زیر می باشد :
|
Amount |
Unit Price |
Quantity |
Description |
Items |
|
|
|
|
|
1 2 3 |
|
|
Total : |
|||
در ستون Descriptiuon (شرح) شرح و توصیف کالای مورد نظر به صورت کامل آورده می شود . مانند آلیاژ , رنگ , ابعاد , شماره مدل و ... .
در ستون کمیت (Quantity) که به اختصار QTY نوشته می شود میزان کالا نوشته می شود . در این قسمت واحد کالا بایستی برای خریدار و فروشنده ثابت و مشخص باشد و سعی شود از واحدهای جهانی استفاده شود نه واحدهای محلی . مانند کیلوگرم , گرم , متر , سانتی متر , لیتر , متر مربع و متر مکعب .
در ستون قیمت واحد (Unit Price) که در آن قیمت یک واحد از کالا نشان داده می شود . در این قسمت بایستی ارز مورد نظر نیز به طور واضح نوشته شود .
ستون قیمت کل (Amount) که درآن ارزش کل هر کالا و یا خدمت نوشته می شود . (حاصلضرب مقدار در قیمت آن ) ودر زیر آن نیز این ستون جمع زده می شود .
نحوه ارسال کالا (Shipment) که درآن بایستی وسیله حمل کالا مشخص گردد .(کشتی – قطار – جاده – هوایی)
مبدا ومقصد حمل کالا .
کشور سازنده (Origin) که کشور سازنده کالا مشخص می گردد .
نحوه پرداخت پول (payment) : دراین قسمت نحوه پرداخت پول مانند اعتبار اسنادی و ... و زمان دقیق آن مشخص می گردد .
تاریخ ارسال کالا (Shipment Date) : در این قسمت زمان ارسال و یا تحویل محموله دقیقا ذکر می گردد که معمولا چند روز پس از دریافت پول و یا گشایش اعتبار اسنادی می باشد .
تاریخ انقضای پیش فاکتور : پس از این تاریخ پروفرمای فعلی دارای اعتبار نمی باشد .
شماره استاندارد کالا .
نام بانک وادرس و شماره حساب جهت دریافت پول .
شرکت حمل کننده در صورت توافق .
نام داور و یا دادگاه برای حکمیت در صورت بروز اختلاف .
مهر و امضا و نام فرستنده پیش فاکتور.
